El hábito de planificar en los negocios

Publicado: Julio/Agosto 2011
Autor: Lic. César Maccaione, miembro de CAPS - Empresa & Familia – Consultores

Planificación: un concepto conocido por todo el mundo de los negocios y leído desde hace muchísimos años, pero que en la práctica lamentablemente no siempre es utilizado; es lo que se tratará brevemente en este artículo.

Muchas PyMEs, dada principalmente la estructura organizacional que tienen, están enfocadas en el presente, lo inmediato, la gestión, resolver inconvenientes con proveedores, clientes e incluso con su propio personal. Los Gerentes en reiteradas ocasiones se ven inmersos en lo cotidiano, en “apagar incendios” diarios, definir asuntos relativos a “hoy”, dejando de lado, por cuestiones de urgencia los asuntos de “mañana”.
Por esto que mencionábamos anteriormente, Directivos tapados de trabajo, administran, manejan, controlan, pero casi no les queda tiempo libre para Planificar (y muchas veces no saben como iniciar el proceso).
Si bien no es excluyente, lo señalado se aprecia más a menudo en Emprendimientos y PyMEs; distinto es el caso de empresas grandes, donde las tareas no sólo están delimitadas, sino que los recursos, tanto humanos como materiales generalmente no escasean.
Con esto no se sugiere como condición sine qua non para una buena Planificación Organizacional, plantear 2 o 3 escenarios posibles de determinados proyectos, aunque si se pudiera, sería ideal; sino comenzar por pensar en el futuro.

Para ello, los puntos básicos a considerar son: tiempo u horizonte temporal, recursos disponibles y/o necesarios, y por último qué es lo que se quiere lograr.

Para comenzar, tratar de incluir la Planificación en nuestra vida, y si ya forma parte de nuestros hábitos, intentar que la misma sea contagiosa. En el ámbito empresarial, apuntar a que no sólo la cúpula se ocupe, sino poder delegar en los Mandos Medios, no sólo la gestión, sino la Visión de futuro.
No hace falta ser un visionario o un experto en tarot, sino que se propone de a poco pensar qué pasará, dónde y cómo queremos estar en dos, cinco, diez años, o el horizonte que estimemos.
Comenzar por el futuro. De eso se trata. Luego veremos nuestro presente, la brecha existente y buscaremos la estrategia para llegar allí.
Sí, muchos dirán “no se puede planificar, no nos queda tiempo” o “en este país...” o “con falta de condiciones económicas/políticas claras” o tantas otras cuestiones que dificultarán e incluso impedirán siquiera comenzar con el proceso. Y la respuesta será: sin un plan, cómo me van a seguir si no sé hacia dónde me dirijo. Si no tengo un plan, terminaré improvisando, y las posibilidades de éxito probablemente se acoten hasta desaparecer. O será cuestión de “suerte”, si ud. cree en ella.

¿Cómo controlaré mi desempeño? ¿Cómo sé si me estoy desviando del camino si no sé cuál es mi destino?.
Por esto, en las Organizaciones planteamos qué es importante determinar: cuál es la Visión, la Misión y los Objetivos de la Empresa.

Con esto se apunta a considerar el futuro como un lugar donde la organización estará inmersa, en un contexto probablemente diferente (o no) al actual.
Si queremos sobrevivir de la mejor manera, y que nuestra empresa o proyecto siga nuestra filosofía, no es suficiente con pensar “si estoy con salud me alcanza”, y “a mi organización le sucede lo mismo”.
Es decir, vivo, cuento con mis necesidades básicas satisfechas (según la escala de Maslow), tengo la posibilidad y los recursos para ver hacia el futuro, pero me da miedo, o como no sé como será, entonces no me detengo a pensar.

¿Por qué planificar? Además de lo que mencionamos previamente, otras razones en el mundo empresarial son:

» Estaremos mejor preparados cuando el futuro se transforme en presente

» Aprendimos de los errores

» Minimizaremos los riesgos

» Podremos estar atentos a:

• Condiciones del mercado

• Nuevas tecnologías

• Cambios políticos

• Recursos y su disponibilidad

• Cambios sociales

• Ciclos económicos

• Cambios de comportamiento

La importancia que tiene el Capital Humano es la diferencia que se puede aprovechar. Sabemos que solos no podemos hacer casi nada o muy poco. Por lo cual, contar con gente valiosa y obviamente de confianza, es lo que nos potencia.
Si gerenciamos una organización, una de las premisas será rodearnos de personas capaces de ver la realidad de otra forma, pensantes, autónomas, con iniciativa, donde podamos decir que en los Mandos Medios prima una combinación entre acción, previsión y proactividad; y el capital con el que contamos es el conocimiento.
Otra actividad luego será lograr personal comprometido, tarea que no es sencilla, pero eso quedará para otra lectura.

Si planificamos las vacaciones, un cumpleaños, un casamiento, una cena, una fiesta, un fin de semana fuera de nuestro hogar, ¿cómo no vamos a dedicar o invertir tiempo en planificar el futuro de la empresa? De eso dependerá la performance organizacional, y la flexibilidad y adaptación a los cambios que tendremos.